IT Beratung - für Umsatzsteuer in Unternehmenssoftware

Unsere Mitarbeiter sind darauf spezialisiert, anspruchsvollen Umsatzsteuerkonstellationen mit passenden Softwarelösungen zu begegnen. Sei es durch interaktive Dokumentationslösungen oder vollautomatische Steuerfindung und -berechnung für Warenkörbe, Angebote, Rechnungen, Kassenbons oder sonstige Belege: Wir bringen Dynamik und Intelligenz in Ihr VAT Compliance Management System. Ob die Basis dafür Ihre bestehenden Softwaresysteme sind oder wir besser ein neues Umsatzsteuer-Expertensystem individuell für Sie aufbauen, hängt von Ihrem Anforderungsprofil ab. In einem strukturierten Beratungsprozess finden wir gemeinsam mit Ihnen das beste Kosten-/Nutzenverhältnis für die Erreichung Ihrer Ziele.

Vom erkannten zum gelösten Problem

Anspruchsvolle Umsatzsteuerkonstellationen korrekt und effizient in der eigenen Unternehmens-IT abzubilden, ist eine Herausforderung. Lösungen von der Stange, die direkt nach der Installation geltendes Recht unternehmensindividuell korrekt anwenden, werden Sie nicht finden. Daher steht am Beginn jeder Initiative eine Orientierungsphase: Welche Ziele sollen und können realistischerweise überhaupt erreicht werden? In welche organisatorische und technische Landschaft muss sich eine Lösung einpassen? Sind gegebenenfalls notwendige Änderungen im Unternehmen umsetzbar? Welche Ansätze kommen grundsätzlich infrage? Aus welchen Parametern kann ermittelt werden, ob sich eine Investitionssumme später rentieren wird?

Dies sind grundlegende Fragen, welche vor jeder anderen Aktivität beantwortet sein sollten. Ein angemessener Rahmen dafür ist ein unverbindliches Erstgespräch in ergebnisoffener Atmosphäre.

Sobald geklärt ist, ob und wie Sie Ihren umsatzsteuerlichen Herausforderungen mit unserer Hilfe begegnen können, ist Analysearbeit zu verrichten. In welchen Geschäftsvorfällen und Prozessen liegen die größten Sparpotentiale und Risiken, wie erreichen wir schnell einen hohen Nutzwert? In welchen Schritten kann vorangegangen werden, welche Fragen sind erst später im Rahmen eines Evaluationsplans beantwortbar? Wie werden Benutzer geführt, welche Systeme müssen miteinander kommunizieren? Gibt es ein strukturiertes VAT Compliance System und wie fügen sich neue Ansätze ein? Auch technische Fragen müssen zumindest grundsätzlich beantwortet werden: Wo sind relevante Daten zu finden, welchen Softwareprogrammen müssen wir beibringen, miteinander zu sprechen?

Auf den Erkenntnissen aus einer gründlichen Analyse kann eine solide Lösung aufgebaut werden. Hier ist mindestens ein, möglicherweise aber auch eine kleine Reihe von effektiven Workshops und Arbeitsphasen notwendig.

Unser Lösungsdesign zeigt auf, mit welchen Mitteln und Kosten Ihre klar benannten Ziele erreicht werden können. Sie werden ein komplettes Bild davon erhalten, wie Softwarekomponenten, Prozesse und Benutzer zusammenspielen sollen. Dabei wird auch deutlich, welche Investitionen notwendig sind und ob möglicherweise Risiken identifiziert worden sind. Wesentlicher Bestandteil des Designs ist eine klare und vollständige Liste aller zu liefernden Komponenten, beispielsweise Softwaremodule, Konfigurationen, fachliche Informationen Ihrer Steuerexperten, Schnittstellen oder Änderungen an bestehender Software.

Dieses Bild von der angestrebten Lösung ist notwendige Voraussetzung für eine realistische Planung. Es wird im Wesentlichen von unseren Spezialisten erstellt, die sich dafür auf die vorangegangene Analyse stützen und gegebenenfalls Rücksprache mit Ihnen halten.

Auf Basis unserer standardisierten Modelle für Einführungs- & Integrationsprojekte können wir mit Ihnen zusammen die Realisierung der Lösung planen. Hier müssen Zeitfenster, Liefertermine, Abhängigkeiten und Verantwortlichkeiten benannt und miteinander vereinbart werden. Je nach Umfang des Vorhabens kann diese Planung überschaubar oder auch sehr anspruchsvoll sein. Dann raten wir normalerweise zur Aufteilung in kleinere Einzelschritte, um die Umsetzungsrisiken so gering wie möglich zu halten und zügig zu ersten Teilerfolgen zu kommen. Möglicherweise möchten Sie dies auch mit einem Evaluierungsplan verbinden, um an zuvor definierten Punkten später explizit über Fortsetzung oder Abbruch der Realisierung zu entscheiden.

Die wenigsten Pläne überstehen ihre Ausführung unverändert - aber planloses Vorgehen führt meistens zum Misserfolg. Daher ist es für die Planung unabdingbar, die richtigen Beteiligten in verbindlicher und entscheidungsfreudiger Atmosphäre an einem Tisch zusammen zu bringen.

Die Umsetzung kann von kleineren technischen und organisatorischen Maßnahmen bis hin zu einem umfangreichen Softwareentwicklungsprojekt reichen. In jedem Fall müssen zügig Komponenten und Konfigurationen geliefert und eingeführt werden, während die Planeinhaltung laufend überwacht wird. Bei der Einbindung von Prozessen mit Benutzerinteraktion ist es zudem wichtig, früh Feedback zur Benutzbarkeit einzufordern und dieses in die weitere Realisierung einfließen zu lassen. In Szenarien mit Vollautomatisierung nehmen teilweise End-to-end-Tests (beispielsweise von der manuellen Rechnungserstellung über die Verbuchung bis hin zum Reporting) mehr Zeit in Anspruch, als die eigentliche Implementierung. Hier ist es wichtig, in konzentrierter Aktion und mit Unterstützung erfahrener Berater vorzugehen. So sind die Ergebnisse belastbar und der Aufwand bleibt angemessen.

Die Umsetzung ist die kritische Phase bei der Einführung einer neuen Lösung, unabhängig von ihrer Komplexität. Hier entscheidet sich, ob die beteiligten Partner gemeinsam die gesetzten Ziele erreichen und ihren Plan umsetzen können.

Ist eine Lösung erfolgreich eingeführt, beginnt der längere Teil ihres Lebenszyklus. Die zu Grunde liegenden Softwarekomponenten erfahren regelmäßig kleinere und größere Fehlerbehebungen sowie Erweiterungen, Änderungen im Unternehmen oder an den umsatzsteuerrechtlichen Rahmenbedingungen müssen in der Konfiguration berücksichtigt werden. Weitere Sachverhalte sollen von der Lösung abgedeckt werden. Es gibt Unklarheiten oder Fehler bei der Benutzung. All das sind nur Beispiele dafür, warum Sie vermutlich auch nach Produktivsetzung wert auf Begleitung und Unterstützung durch Ihren Lösungsanbieter legen.

Die Themen VAT Compliance und Wirtschaftlichkeit sind keine Eintagsfliegen für Ihr Unternehmen, sondern begleiten Sie laufend. Deshalb können Sie auch von uns erwarten, dass wir Sie laufend begleiten.


Können Sie von Beratung profitieren?

Prüfen Sie einfach selbst, indem Sie ehrlich die folgenden Fragen beantworten:

  • Kann Ihre kaufmännische Software mit nicht-trivialen Umsatzsteuersachverhalten richtig umgehen?
  • Überblicken Sie die umsatzsteuerliche Konfiguration Ihrer kaufmännischen Software und können diese jedem Umsatzsteuerprüfer erklären?
  • Können Sie ohne Hilfe von IT-Spezialisten und notfalls sehr kurzfristig Anwendungserlasse umsetzen?
  • Haben Sie nötige die Zeit, alle mit Umsatzsteuersachverhalten konfrontierten Kollegen ausreichend zu betreuen?
  • Haben Sie auch bei hohem Belegaufkommen das Risiko Umsatzsteuer im Griff?
  • Sind Sie sicher, dass Ihre Rechnungseingangskontrolle ausgewiesene Vorsteuern immer korrekt bewertet?
  • Betreiben Sie bereits ein “lebendes” Internes Kontrollsystem (IKS) bzw. VAT Compliance Management System (VCMS)?
  • Haben Sie eine heterogene IT-Landschaft mit verstreuten Umsatzsteuerimplementierungen und -konfigurationen?

Falls Sie eine oder gar mehrere Fragen mit Nein beantworten, sollten wir miteinander sprechen.