Auf dem Weg zum Erfolg - Einführung eines Expertensystems

In unseren Einführungsprojekten durchlaufen wir dafür eine dreistufige Konfigurationsphase mit Ihnen und Ihren Steuerexperten. Danach kann das Expertensystem im Echtbetrieb eingesetzt werden und beginnen, sein Potenzial für Ihr Unternehmen zu entfalten. Dazu gehört es auch, besonders einfach und sicher auf Änderungen an Ihren Rahmenbedingungen zu reagieren.

Am Beginn der Einführung muss festgestellt werden, mit welchen umsatzsteuerlichen Sachverhalten Ihr Unternehmen konfrontiert ist. Dies ergibt sich aus vielen individuellen Parametern Ihres Geschäftsmodells, Ihrer Organisationsstruktur und natürlich der Länder, in denen Sie aktiv sind. Es wird dokumentiert, wie diese Sachverhalte in den bestehenden Arbeitsprozessen und IT-Systemen abgebildet sind.

Von zentraler Bedeutung für den nächsten Schritt sind zudem alle Informationen über Risikofaktoren und Aufwandstreiber im Tagesgeschäft.

Oft sind bestimmte Sachverhaltsbereiche in einem Unternehmen umsatzsteuerlich besonders problematisch, während andere mit vorhandenen Mitteln bereits gut gehandhabt werden. Diese Einschätzung kann aus den Analyseergebnissen abgeleitet und dazu genutzt werden, den Zuständigkeitsbereich des Expertensystems festzulegen. Eine Erweiterung ist später jederzeit möglich. Um möglichst schnell und kontrolliert Erfolge zu erzielen ist jedoch eine bedarfsorientierte, schrittweise Einführung ratsam.

In desem Schritt werden die musterhaft vorliegenden Regelsysteme mit den Einsatzbereichen abgeglichen, die für das Expertensystem festgelegt worden sind. Die Anpassung an die Vorgaben Ihrer Umsatzsteuerexperten erfolgt mit wenigen Mausklicks. Parallel dazu werden Testfälle definiert, mit denen die finale Validierung durchgeführt wird.

Das Spezialistenwissen im Expertensystem wird mit Hilfe sowohl von interaktiven wie auch automatisierten Testwerkzeugen auf Herz und Nieren geprüft, bevor die Freigabe für den Echteinsatz erfolgt.

Im Echteinsatz arbeitet Ihr Umsatzsteuer-Expertensystem rund um die Uhr für die verschiedenen Lösungskomponenten Ihrer VAT Compliance Strategie. Von diesem Punkt an besteht die Aufgabe darin, den Einsatzbereich bedarfsgerecht zu erweitern, und ggf. auf geänderte Rahmenbedingungen zu reagieren. Hier sind auch die Vorgaben der Finanzbehörden an ein internes Kontrollsystems (IKS) zu berücksichtigen.

Mit IntelliVAT-Komponenten ist die praktische Umsetzung besonders einfach, weil die Entscheidungsregeln jederzeit konfigurativ beispielsweise an Anwendungserlasse und Änderungen in Ihrem Geschäftsmodell angepasst werden können. Solche Änderungen werden zunächst durch Umsatzsteuerexperten gründlich getestet und nach fachlicher Freigabe durch Mausklick im Expertensystem aktiviert.

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